20 March 2026, 14:01

Bielefeld digitalisiert seine Verwaltung: Wie E-Akten Bürokratie beschleunigen

Seit 2017 modernisiert Bielefeld seine kommunale Verwaltung, indem sie physische Akten durch ein digitales E-Akten-System ersetzt. Die Stadt entschied sich für die Lösung nscale eGov des Anbieters Ceyoniq, um Arbeitsabläufe zu optimieren und den Zugriff auf Dokumente zu verbessern. Ziel der Umstellung ist es, Verzögerungen zu vermeiden, die durch physische Archive und interne Postanfragen entstehen.

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Vor der Digitalisierung bedeutete die Anfrage einer Akte aus einer anderen Abteilung oft umständliche E-Mails, Wartezeiten auf den internen Postversand oder persönliche Besuche in Archiven – Prozesse, die unnötige Verzögerungen und Ineffizienzen mit sich brachten.

Das neue E-Akten-System speichert Dokumente in sicheren digitalen Aktenschränken, auf die berechtigte Mitarbeiter aus verschiedenen Fachbereichen zugreifen können. Zudem bietet es standardisierte Akten mit anpassbaren Schlagworten, sodass jede Abteilung ihre Unterlagen nach eigenen Bedürfnissen organisieren kann.

2020 wurde das Projekt angepasst, um die Einführung des E-Akten-Systems zu beschleunigen – insbesondere während der COVID-19-Pandemie. Spezialisierte Anwendungsintegrationen wurden vorläufig zurückgestellt, um die Umsetzung zu forcieren. Bisher haben 23 Behörden und kommunale Unternehmen vollständig auf das System umgestellt, weitere Abteilungen befinden sich im Migrierungsprozess. Bis Ende 2026 soll die gesamte Verwaltung Bielefelds digitalisiert sein.

Die E-Akte ermöglicht es Verwaltungsmitarbeitern, Dokumente sicherer und effizienter zu verwalten. Der digitale Zugriff verkürzt Bearbeitungszeiten im Vergleich zu herkömmlichen papierbasierten Methoden. Die vollständige Einführung in der Bielefelder Verwaltung soll in den nächsten zwei Jahren abgeschlossen werden.

Quelle